INTERNATIONAL POLICE ASSOCIATION

Section Royale Belge

Province de LIÈGE a.s.b.l

I.P.A.  LIÈGE A.S.B.L.

 

Règlement d’ordre intérieur

Mis à jour le 03/07/2018

Titre 1 : Dispositions générales.

Titre 2 : Structure de l’A.S.B.L.

Titre 3 : Assemblée générale de l’A.S.B.L.

Titre 4 : Fonctionnement du conseil d’administration provincial.

Titre 5 : Réunions avec les régionales.

Titre 6 : Les régionales.

Titre 7 : Gestion comptable des régionales.

Titre 8 : Droits et devoirs des membres de l’I.P.A. Province de LIEGE – ASBL.

Titre 9 : Membre donateur sympathisant.

Titre 10 : Frais divers

Titre 11 : Protection de la vie privée.

 

Titre 1 : Dispositions générales.

Article 1 :

Les dispositions du présent règlement d’ordre intérieur sont applicables à tous les membres de l’I.P.A. Province de LIEGE – ASBL, y compris les conseils régionaux. Il vient en complément du R.O.I. national pour les dispositions particulières.

Article 2 :

L’I.P.A. Province de LIEGE - ASBL est composée dans sa structure de la Section provinciale de Liège dont dépendent les Régionales d’Eupen et de Verviers, du Conseil d’Administration, du Conseil provincial et des présidents des deux régionales d’ Eupen et de Verviers.

Les titres 6 et 7 du règlement d’ordre intérieur de l’I.P.A. section royale Belge demandent toutefois quelques précisions du fait que la Province de LIEGE est maintenant une A.S.B.L. à part entière. Ces précisions sont apportées dans les différents articles repris ci-après.

 

Titre 2 : Structure de l’A.S.B.L.

Article 3 :

Tous les membres de l’I.P.A. Province de LIEGE-ASBL sont également membres de l’I.P.A. Section Royale Belge.

Les membres effectifs sont les personnes définies dans les statuts de l’association. Le nombre de membres est limité à 15 personnes ou 17 en invitant le président de chaque régionale.

Les candidatures pour devenir membre effectif sont transmises par écrit avec motivations au secrétariat   avant le 31 janvier précédent l’assemblée générale statutaire, elles seront présentées lors de l’assemblée générale statutaire.

Il est procédé à un vote écrit et secret pour chacun des candidats.

L’association est administrée par un CA composé de trois personnes au minimum et de quinze au maximum. Les administrateurs sont choisis parmi les membres effectifs. Le CA est composé de membres effectifs nommés par l’Assemblée générale

Le CA peut être assisté par des membres qui ne remplissent pas les conditions d’administrateur. Ils viennent en aide au CA en tant que « Consultants »

Le CA peut élire  en son sein un bureau journalier composé du président, des vice – présidents, du secrétaire et du trésorier. Un même administrateur peut être nommé à plusieurs fonctions. Cet organe traite les affaires journalières. En cas d’urgence, il prend une décision qui devra être communiquée au CA lors de sa prochaine réunion.

Les tâches du bureau journalier sont réparties de la manière suivante :

Le Président

Préside les réunions du Bureau journalier, du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale

Détermine avec le secrétaire l’ordre du jour des réunions.

Représente l’IPA Liège aux réunions et manifestations belges et internationales pour lesquelles il peut se faire représenter par un autre membre du CA.

Le Vice-président

Il remplace le président en cas d’absence ou d’empêchement de celui-ci.

Il gère les membres (effectifs et adhérents), les donateurs-sympathisants, les délégués en coordination avec le secrétaire et le trésorier.

Gestionnaire des membres, entre autres (liste non limitative),

- liste des membres, tenue à jour, information aux membres du CA

- liste des donateurs-sympathisants, tenue à jour, information aux membres du CA

- listes à envoyer au National

- liste des délégués et tenue à jour, information aux membres du CA

- affiliations (suivi), le formulaire devant être envoyé au gestinonnaire des membres

- contrôle du paiement de cette affiliation

- envoi des cartes aux donateurs-sympathisants et suivi pour les rappels

- envoi des rappels

- changements dans les données des membres, envoi mensuel du listing mis à jour ou sur demande

 

Le secrétaire

Détermine avec le président l’ordre du jour des réunions. Assure sous l’autorité du président le secrétariat de l’association, il établit le procès-verbal des réunions ainsi que tous les courriers qui concernent la vie sociale de l’association et en transmet copie au président. Il tient à jour le registre des procès-verbaux des réunions.

Veille à la bonne exécution des statuts, et au respect de la Loi du 27 juin 1921 telle que modifiée par la Loi du 2 mai 2002. Il prendra notamment les dispositions nécessaires en matière de publications légales.

Il fait chaque année, lors de l’assemblée générale statutaire, un rapport sur la vie et sur les activités de l’association.

 

Le Trésorier

Est responsable de l’organisation générale de la trésorerie. Il tiendra une comptabilité conforme.                        

- Assure la liaison avec la banque et signe tous les ordres de virement.

-  Il établit chaque année les comptes annuels de l’exercice écoulé et le budget de l’exercice suivant.

- Il tient à la disposition des vérificateurs aux comptes toutes les pièces justificatives.

- Assure le suivi des domiciliations. Il informe le gestionnaire des comptes de la situation des domiciliations.

- Assure le suivi des paiements des activités de l'association.

- réception des cartes de membres

- envoi des cartes de membres et suivi pour les rappels

- envoi des rappels

Il centralise, contrôle  et supervise la gestion financière des deux régionales.

Il présentera au CA, trois semaines avant l’AG, le bilan de l’année écoulée pour approbation.

- Il remplit les formalités de déclaration à l'impôt des personnes morales et concernant la taxe annuelle sur les asbl

En cas d’absence ou d’empêchement du secrétaire ou du trésorier, ils seront remplacés par les adjoints.

 Titre 3 : Assemblée générale

Article 4 :

Elle est composée de tous les membres effectifs.

Les membres

Membres effectifs

Membres adhérents

Membres d’honneur

Membres d’honneur permanents

sont ceux qui font sont repris dans les statuts  Titre III – Section 1 – Articles 5 et 6)

L’Assemblée générale se déroule en principe le deuxième mardi du mois de mars. Il peut toutefois y être dérogé sur décision du CA. Sont invités tous les membres adhérents, par la voie du périodique « Contact » qui précisera la date, le lieu et l’heure ainsi que l’ordre du jour. Les membres effectifs reçoivent une convocation reprenant l’ordre du jour détaillé par courrier postal ou électronique avec demande d’accusé de réception.

Article 5 :

Les procès-verbaux des réunions sont établis par le secrétaire et une copie est transmise dans les 15 jours aux membres du CA.  Une copie est transmise à l’I.P.A. – ASBL. – Section Royale Belge, après que ceux-ci ont été approuvés lors de la réunion suivante.

 

Titre 4 : Fonctionnement du CA

Article 6 :

Le CA est composé des membres effectifs du Conseil provincial de l’IPA Liège. Il se réunit autant de fois que l’exige le bon fonctionnement de l’A.S.B.L avec toutefois un minimum de 4 fois par an.

Il est présidé par le Président du Conseil d’Administration de l’IPA Province de Liège asbl.

Des commissions peuvent être créées au sein du CA

Titre 5 : Réunions avec les régionales.

Article 7 :

Les présidents des Régionales sont invités aux réunions du CA avec voix consultative. Vote avec voix délibérative si le point intéresse leur régionale. Les présidents des régionales pourront se faire représenter avec procuration écrite par un membre de leur conseil régional. Ce dernier ne sera jamais membre effectif, il sera simplement un mandataire donc agira, exceptionnellement, comme membre effectif.

Ces réunions sont principalement organisées pour connaître les remarques, les propositions des régionales et garder ainsi un dialogue constructif. Établir le calendrier des différentes activités. Éviter ainsi dans la mesure du possible d’organiser des activités simultanées.

Titre 6 : Les régionales

Article 8 :

Le principe de fonctionnement reste le même tel que celui repris à l’article 3 du présent ROI.

Lors de chacune des réunions, un procès-verbal est établi par le secrétaire régional, une copie est transmise dans les 15 jours aux membres du conseil régional. Après approbation, une copie est transmise aux présidents et secrétaires provinciaux. Cette copie de procès-verbal peut-être transmise par courrier électronique.

Articles 9 :

La trésorerie des régionales provient :

  • D’un pourcentage des cotisations annuelles versées par l’I.P.A. Province de LIEGE - ASBL, lequel est évalué par le CA.  .
  • Des revenus de fonds des régionales.
  • Toutes autres sources de revenus en accord avec la loi et les statuts.

 

Titre 7 : Gestion comptable des régionales.

Article 10 :

La comptabilité des régionales est placée en premier lieu sous la responsabilité des trésoriers et trésoriers adjoint régionaux.

Trimestriellement, ils doivent chacun transmettre la comptabilité de leur régionale au trésorier provincial, même s’il n’y a pas eu de mouvement financier.  Les originaux de toutes les pièces justificatives (entrées et sorties) doivent être annexés à la comptabilité transmise. Une copie devra être conservée par la régionale. L’ensemble des différentes comptabilités (des régionales et de la provinciale) n’est qu’une seule et même comptabilité. Celle-ci est placée sous la responsabilité du trésorier provincial et du CA.

Les comptes courants et d’épargnes des régionales sont établis au nom de l’I.P.A. Province de LIEGE- ASBL (régionale de ….),  le CA donne mandat à la régionale qui désigne ses mandataires.

Les avoirs financiers sont propres à chacune des régionales.

La comptabilité est approuvée par le conseil régional et ensuite par le CA provincial.

Article 11 :

Les dépenses effectuées par les membres du Comité régional feront l’objet d’une note de frais à laquelle est jointe la pièce justificative.

Titre 8 : Droits et devoirs des membres.

Article 12 :

Chaque membre s’engage à respecter les statuts et le R.O.I. de l’association. Il respectera partout et en tout temps la devise « SERVO PER AMIKECO ». Le titre 9 du règlement d’ordre intérieur de l’I.P.A. Section Royale Belge est complété par : Les membres des différents conseils de l’I.P.A. Province de LIEGE-ASBL ne peuvent pendant leurs mandats, organiser à titre privé des activités similaires à celles organisées par les conseils, même par personnes interposées. Cette disposition est de stricte application et a pour but de ne créer aucune confusion ou préjudice auprès des différentes régionales ou de la provinciale.

Article 13 :

Ceux qui dérogeraient aux principes des articles 12 et 17 du présent ROI commettent une faute grave pouvant être sanctionnée par notre association et/ou la loi sur la protection de la vie privée.

Titre 9 : Membre donateur sympathisant

Article 14 :

Le CA a marqué son accord pour accepter, à son entière exclusivité, des dons de « donateurs-sympathisants » de l’I.P.A. Province de LIEGE-ASBL. Le montant minimum est toujours équivalent de la cotisation payée par le membre adhérent, par famille domiciliée à la même adresse.

C’est l’I.P.A. Province de LIEGE - ASBL qui assume les différents frais de gestion.

Article 15:

Règlement concernant le membre donateur-sympathisant :

  • Tout membre effectif ou adhérent de l’  I.P.A. peut parrainer des sympathisants à l’I.P.A. Province de LIEGE-ASBL, quel que soit son domicile.
  • Le sympathisant doit compléter et signer le formulaire prévu et être obligatoirement parrainé sous la responsabilité du membre de l’I.P.A., lequel garantit l’honorabilité du candidat présenté.
  • Envoyer le formulaire dûment complété et signé par les deux parties au président ou au trésorier provincial.
  • Dès la réception de son versement, le sympathisant reçoit une carte « sympathisant » de l’I.P.A. Province de LIEGE valable pour l’année en cours.
  • Cette carte est nominative, numérotée, incessible et vaut reçu.
  • Le sympathisant est informé des festivités et voyages de l’I.P.A. Province de LIEGE-ASBL et de ses régionales par la voie du périodique trimestriel. Il peut participer à toutes les manifestations proposées durant l’année de validité de sa carte de « sympathisant » en bénéficiant du tarif des membres I.P.A. à la condition qu’aucune interruption ne soit survenue depuis son premier don. S’il le désire, il est autorisé à régulariser sa situation pour participer de nouveau aux activités organisées.
  • Le sympathisant n’a aucun droit de vote dans l’association, il ne peut assister à aucune réunion de conseil sauf s'il y est convoqué et ne peut parrainer un autre « Sympathisant ».
  • Le conseil d’administration de l’I.P.A. Province de LIEGE- ASBL se réserve le droit d’exclure tout « sympathisant », qui pour une raison quelconque, porte atteinte au bon renom de l’I.P.A., ou ses membres.
  • Les droits et obligations du membre donateur-sympathisant lui sont rappelés au verso de sa carte de membre.

Titre 10 : Frais divers

Article 16 :

Frais de déplacements

Les déplacements approuvés par le CA  doivent être effectués de la manière la plus économique. S’il est effectué en train, le montant du titre de transport en 2ème classe est remboursé.  

Il en est de même, s’il est fait usage de la voiture personnelle, les kilomètres sont également remboursés. Le montant kilométrique sera déterminé par le CA et revu chaque année lors de la première réunion de ce conseil. Le taux actuel est 0,30 EUR/km.

Frais de télécommunications (PC, Tél, GSM)

  • Frais d’Internet et de téléphone : 25€/mois
  • GSM : au cas par cas sur présentation de la facture GSM

Frais de représentations

  • Sur le plan national : forfait de 40€ + 0,30 EUR/km
  • En cas de représentation, c’est le trésorier qui paiera le montant de la participation réelle
  • Sur le plan international : forfait de 100€ par membre du CA/Conseil provincial participant
  • En cas de représentation exceptionnelle ou de réception d’IPA étrangers, ce sera au cas par cas sur présentation d’une note de frais.

Intervention au profit des activités des Régionales

100 EUR/ an

Frais pour action sociale :

A déterminer au cas par cas.

Frais de reconnaissance, repérage et tout autres frais pour activités

Une reconnaissance est prise en charge par l’IPA Liège A déterminer au cas par cas lors de la présentation de l’activité au CA et sur présentations de pièces justificative.

Aucun frais de parcours n’est remboursé lors des différentes réunions du CA/Conseil provincial ou Conseil  régional, de l’Assemblée générale.

Les notes de frais doivent parvenir ou être remises au trésorier mensuellement. Le remboursement sera effectué après approbation du président et d’un autre administrateur.

Titre 11 : Protection de la vie privée - Données à caractère personnel

Article 17 :

Un fichier des membres adhérents et un fichier des membres donateurs-sympathisants de l’I.P.A. Province de LIEGE-ASBL est tenu par le 1er Vice-Président en coordination avec le secrétaire et le trésorier. A leur demande, il sera transmis aux présidents des régionales ainsi qu’aux membres du CA..

Ceux-ci sont responsables de la confidentialité des fichiers transmis. Il est interdit de les utiliser à d’autres fins. Il ne sera en aucun cas dérogé aux principes de la protection de la vie privée.
Lors de son inscription à l’I.P.A. Province de LIEGE - ASBL, les données mentionnées sur le formulaire d’adhésion sont considérées comme des données à caractère personnel.

L’I.P.A Province de LIEGE-ASBL s'engage à respecter les dispositions de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard du traitement des données à caractère personnel, telle que modifiée par la loi du 11 décembre 1998 et le Règlement UE2016/679 du 27/04/2016 entré en vigueur en loi belge le 25/05/2018.


Les données à caractère personnel collectées et conservées ne servent qu'à un usage interne de l’I.P.A. Province de LIEGE - ASBL et ne peuvent pas être communiquées à quiconque et à quelle que fin que ce soit.

 

Titre 12 : Droit d'accès, d'opposition et de rectification

Article 18 :

En vertu de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard du traitement de données à caractère personnel, telle que modifiée par la loi du 11 décembre 1998 et le Règlement UE2016/679 du 27/04/2016 entré en vigueur en loi belge le 25/05/2018 , tout membre effectif, adhérent ou donateurs-sympathisant à le droit de s’opposer au traitement de ses données personnelles, de demander d'y avoir accès  et d'en demander la rectification.

Si un membre souhaite exercer son droit d'accès, d'opposition et/ou de rectification, il peut le signaler via « Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. » ou contacter le Secrétaire.

Il en est de même pour la publication de photos. Les membres (et famille) devront signaler au responsable de l’organisation de l’événement leur refus d’apparaître sur les clichés. Ce refus devra être communiqué de manière formelle en fin de la manifestation au plus tard.



(Mise à jour le 03.07.2018)